Tämä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.
Laatimispäivämäärä 10.1.2023. Viimeisin muutos 10.1.2023.
1. Rekisterinpitäjä
Oulun yliopiston tietojenkäsittelytieteiden kilta Blanko ry
Postiosoite: Pentti Kaiteran katu 1, 90014 Oulun yliopisto
Käyntiosoite: Geokatu, Oulun yliopisto, Linnanmaan kampus
Sähköpostiosoite:
Kotipaikka: Oulu
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
3. Rekisterin nimi
Blanko ry:n tapahtumarekisteri
4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on rekisterinpitäjän oikeutettu etu.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on tapahtumien organisointiin ja niiden maksuliikenteeseen liittyvien toimien mahdollistaminen.
5. Rekisterin tietosisältö
Koko nimi
Sähköpostiosoite
*Puhelinnumero
*Syntymäaika
*Tapahtuman maksutieto
*Erityisruokavalio
*Juomamieltymys
*Blankon jäsenyys
*Mahdolliset tapahtumakohtaiset lisätietokentät
(Tähdellä merkittyjä kenttiä käytetään vain tarvittaessa)
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Tapahtumailmoittautumisen yhteydessä kerätyt tiedot.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille. Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Jäsenrekisterin tiedot on talletettu ja niitä käsitellään Google Drive -palvelussa.
Tietoja voidaan käsitellä Googlen pilvipalveluissa, jolloin käsiteltävät tiedot voivat sijaita EU:n tai ETA:n ulkopuolella.
Google on sitoutunut noudattamaan pilvipalvelujensa osalta EU:n yleistä tietosuoja-asetusta.
Edellä mainitun lisäksi tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
9. Rekisterin suojauksen periaatteet
Tietojen pääasiallinen säilöntä- ja käsittelypaikka on Google Drive -palvelu. Palvelu on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan. Tiedot ovat luettavissa ainoastaan asianmukaisten Blanko ry:n hallitukseen kuuluvien vastuuhenkilöiden ja toimihenkilöiden toimesta.
10. Tarkastusoikeus
Jokaisella rekisteriin kuuluvalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin hänestä tallennetut tiedot. Tietojen tarkistuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjällä on tarvittaessa oikeus pyytää pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa pyynnön esittäjälle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa). Tarkastaminen on maksutonta kerran vuodessa.
11. Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisteriin kuuluvalla henkilöllä on oikeus vaatia rekisteriin hänestä talletettujen tietojen korjausta. Tietojen korjauspyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjällä on tarvittaessa oikeus pyytää pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä toteuttaa esittäjän pyynnön EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
12. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät tiedot
Tietoja säilytetään tapahtuman järjestämisajankohdalla menneillään olevan tilikauden tilinpäätöksen vahvistamiseen saakka, kuitenkin enintään kuluvaa kalenterivuotta seuraavan kalenterivuoden huhtikuun loppuun saakka.
Poikkeus:
Yhdistyksen talouden- ja kirjanpitovelvoitteista on määrätty muun muassa kirjanpito- ja yhdistyslaeissa. Täten henkilötiedot, esimerkiksi kirjanpidossa, tositteissa tai muissa vastaavissa talouden ja kirjanpidon asiakirjoissa, säilötään edellä mainittujen lakien mukaisesti vähintään 10 vuoden ajan.